תקציב הוא כלי ניהולי, אסטרטגי שמטרתו תכנון צפי הכנסות והוצאות עתידיות לארגון נתון לתקופה מסוימת.
לנושא בניית התקציב חשיבות עסקית משמעותית, הרבה מעבר לחשיבות החשבונאית או התפעולית טכנית. בניית התקציב מחייבת תהליך חשיבה ניהולי אסטרטגי הכולל אישוש ו/או התאמת המטרות והיעדים העסקיים, ניתוח התוצאות הפיננסיות בהווה ובתקופות מקבילות אשתקד, וכן כימות התחזיות הפיננסיות תוך התחשבות בדרישות השקעה, תזרימי מזומנים, שיעורי רווחיות, תשואה להון ומקורות מימון.
משאושר התקציב, נדרש הארגון להטמיע מנגנוני שליטה ובקרה תקציבית, במסגרתם ינותחו באופן עקבי פערים בין התוצאות הכספיות בפועל ובין אלו שהיו ביסוד בניית התקציב. בדרך זו מעודכנת ההנהלה בזמן אמת ובאופן שוטף, על מנת שתוכל לגבש דרכי פעולה לפיתרון בעיות וכשלים וכן לנצל הזדמנויות בתחום העסקי, התפעולי והמימוני.
לדוגמא, בני הזוג צאיג פתחו לפני כ- 14 שנים חנות בגדי ילדים קטנה בת"א, בשם "ילדותי". ההצלחה הרבה הניעה את בני הזוג להקים בשם זה רשת בגדי ילדים, ממותגת ומשגשגת אשר בשיא פריחתה מנתה 22 חנויות. אולם, קשיים כלכליים שמקורם בניהול כספים כושל ובעיות ניהול קשות – כך הגדיר זאת בעיתונות מייסד הרשת, הביאו את הרשת לכדי פשיטת רגל. מהדברים עולה, כי ניהול מקצועי המבוסס על מחלקת כספים איכותית, מקצועית ורלבנטית (המנתחת נתונים באופן עקבי, שוטף ומהיר) אשר מוטמעים בה מנגנונים מושכלים לבניית תקציב ותחזיות, לצד מנגנוני זיהוי, ניתוח, ניהול ובקרה נאותים, יש בהם בכדי לצמצם באופן משמעותי קבלת החלטות ניהוליות שגויות. כך למשל החלטה בדבר יישום מדיניות אגרסיבית של התרחבות היתה צריכה להתקבל רק לאחר ניתוח נאות של יחסי השקעה-סיכון-סיכוי, ניתוח תזרימי המזומנים, וכן ניתוחי רווחיות ותשואה להון.
דוגמאות דומות קיימות בחברות רבות, פרטיות וציבוריות כאחד. עיקר הקושי מצוי בפער שבין הגדרת הצרכים והנהלים העסקיים ברמה התיאורטית, ובין יישום הפתרונות ברמה הפרקטית, באופן איכותי ונאות.
להלן אעמוד על מספר היבטים חשובים בנושא בניית התקציב, מהותו והתאמתו למערכת הפיננסית בארגון נתון, וזאת במטרה לשפוך אור על תהליך זה ולסייע לקוראים בעלי העסקים.
ראשית, יש לבנות את התקציב בהתבסס על מבנה הדוחות הכספיים ופירוט הכרטיסים החשבונאים. רק כך יובטח כי הליך הבקרה התקציבית יהיה אפקטיבי מהיר ואיכותי. בנוסף, בנייה שכזו מאפשרת בקרה כי הדוחות הניהוליים והכרטיסים החשבונאיים מותאמים באופן עדכני ומיטבי כדי לשקף את מצבו העסקי הדינאמי של הארגון. כך למשל, בניית תקציב של רשת קמעונאית חייב להתבסס על ניתוח פיננסי הן ברמת המאקרו, כלומר הרשת, והן ברמת המיקרו של הסניף כיחידת רווח עצמאית. בהתאם לכך על הדוחות הניהוליים והנתונים החשבונאים לספק הפרדה זו.
שנית, את התקציב עורכים בנתונים כמותיים, אך יחד עם זאת יש לציין בתוכו יעדים עסקיים ברורים ברמת הארגון, הכפופים לאחריות מנהל מזוהה אחד, לפי העניין. כך למשל, מנהל הייצור יהיה אחרי על עלויות וכמות הייצור, מנהל המכירות יעביר יעדים אזוריים למנהלים אשר תחתיו, וכך הלאה.
שלישית, ראוי כי התקציב יכלול היבטי חסכון בנושאים כגון רכש, עלויות פרסום ושיווק, הוצאות מימון וכדומה. כך לדוגמא, החלטות ניהוליות בדבר שימוש בסוג המדיה, ו/או היקפי פרסום צפויים עשויים לזכות הארגון בהנחות ניכרות שניתן וראוי לכמתם. בהיבטי המימון ראוי לבחון וליעל במידת הצורך עלויות מימון מול הבנקים וכן שימוש בהגנות פיננסיות מפני חשיפה לתנועות בשערי חליפין של מטבעות או הצמדות למדד.
רביעית, התקציב חייב להיות נתון לבקרה ולמדידה שוטפים. רק כך מתאפשר תהליך למידה יעיל של הארגון, והצעדתו אל עבר עמידה ביעדים שהונחו בייסוד התקציב, ואף מעבר מכך.
חמישית, התקציב אמור לאפשר שליטה על השימוש במשאבי הארגון, תוך ראייה ארוכת טווח.
;לסיכום, התקציב הוא כלי תכנוני המציג תחזית הכנסות והוצאות עתידית בארגון. הכנת התקציב קשורה בתהליך עסקי אסטרטגי בעל חשיבות רבה בנושא ניהול, בקרה ושליטה. יישום נאות ופרקטי של התהליך והתאמתו למבנה הדוחות הכספיים ימזער החלטות ניהוליות בלתי אחראיות ובלתי מבוקרות. יש בתהליך זה בכדי להצעיד את הארגון אל עבר עמידה ביעדים אשר הונחו בבסיס מבנה התקציב.
נכתב ע"י inbiz ב- 22 בדצמבר 2009